Im Laufe des Lebens wird man mit sehr vielen Begriffen konfrontiert. Manche sind uns geläufig, andere eher unbekannt. Die „Spesenabrechnung“ gehört in die erste Kategorie. Die meisten von uns haben zumindest schon mal davon gehört. Anders schaut es aus, wenn es um die Definition geht. Kompliziert ist aber auch diese nicht, denn es geht grundsätzlich um die anfallenden Kosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise anfallen. Im Mittelpunkt stehen Berufe, die zum Beispiel regelmäßig mit Übernachtungs- und Fahrtkosten zu tun haben. All diese Beträge müssen am Ende des Tages auch bezahlt werden. Natürlich will niemand diese Kosten aus seiner privaten Kasse zahlen. Und das muss man auch nicht, denn genau dafür gibt es die Spesenabrechnung. Mit ihr werden die anfallenden Kosten rückerstattet und es spielt keine Rolle, ob man selbstständig oder Arbeitnehmer ist. Spesenabrechnung mit dem iPhone? Kein Problem!

 

Der auch als Reisekostenabrechnung bezeichnete Begriff ist demnach für all diejenigen wichtig die mit Geschäftsreisen zu tun haben. Egal  ob dieses einmalig oder regelmäßig der Fall ist.

 

Die Rechnungen stellen die Grundlage da

 

Damit man eine Spesenabrechnung erstellen kann, muss man sich für jede Ausgabe eine Rechnung geben lassen. Ein Nachteil ist allerdings die Zettelwirtschaft, die sich nach und nach ergibt. Außerdem kann die eine oder andere Rechnung schon mal verloren gehen. Zum Glück gibt es aber auch dafür eine Lösung in Form von Programmen. Eines davon nennt sich Expensya und punktet unter anderem mit einer völlig kostenlosen Testphase. Des Weiteren steht die Software nicht nur für den PC, sondern auch als App fürs iPhone zur Verfügung. Die Reisekostenabrechnung lässt sich also ohne Probleme mit dem Apple-Smartphone erledigen und ermöglicht beispielsweise das Einlesen von Rechnungen. Zeitaufwendige Erfassungen gehören damit der Vergangenheit an.

 

Aufteilung in 4 Kostenarten

 

Bei der Spesenabrechnung kommen 4 unterschiedliche Kostenarten zum Einsatz. Einmal die Fahrtkosten, der Aufwand für Übernachtungen, der Verpflegungsmehraufwand und die Nebenspesen.

 

Fahrtkosten: Hier geht es zum Beispiel um Bahn- und Taxikosten. Der private Pkw kann ebenfalls abgerechnet werden, bei einem Firmenwagen ist es nicht der Fall. Das liegt logischerweise daran, weil hier keine privaten Kosten entstehen.

Nächtigungsaufwand: In diese Abteilung fallen unter anderem Hotelkosten. Sie lassen sich vollständig abrechnen und sowohl als Betriebsausgaben in voller Höhe als auch als Pauschalbeträge geltend machen.

Verpflegungsmehraufwand: Ist auf einer dienstlichen Reise eine Verpflegung notwendig, dann greifen bestimmte Pauschalen. Sie werden auch als Tagesgelder bezeichnet und das Maximum liegt bei 26,40 Euro für 24 Stunden. Je nach Land kann es allerdings zu Abweichungen kommen.

Nebenspesen: Da nicht alle Kosten in die ersten drei Kategorien eingeordnet werden können, gibt es noch die Nebenspesen. Hier finden alle restlichen Beträge ihren Platz, dazu zählen beispielsweise Telefonkosten und Parkgebühren.

 

Fazit

Um sämtliche Reisekosten rückerstattet zu bekommen, ist eine korrekte Reisekostenabrechnung das A und O. Und da dies mittlerweile auch mit dem iPhone möglich ist, hält sich der Aufwand in Grenzen.

 

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